Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza wersja Polityki Prywatności Fundacji Wspierać i Pomagać obowiązuje od 1 stycznia 2026 roku.

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Wspierać i Pomagać z siedzibą w Łodzi, 00-042 Łódź, przy ul. Targowej 17,  KRS 0000416998, NIP 7272786432, REGON 101389965, reprezentowana przez Zarząd.

Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym możesz się skontaktować poprzez e-mail: iod@wip.org.pl.

Celem Polityki Prywatności jest zebranie najważniejszych zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Fundację. Przedstawiamy w niej kluczowe grupy osób, których dane przetwarzamy, opisujemy w jakich celach i w oparciu o jakie podstawy prawne to robimy. Informujemy także o prawach przysługujących osobom, których dane przetwarzamy.

W trosce o bezpieczeństwo powierzonych nam danych opracowane zostały wewnętrzne procedury i zalecenia, które mają zapobiec udostępnieniu danych osobom nieupoważnionym. Kontrolujemy ich wykonywanie i stale sprawdzamy ich zgodność z odpowiednimi aktami prawnymi – ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a także wszelkiego rodzaju aktami wykonawczymi i aktami prawa wspólnotowego, takimi jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO).

Na potrzeby łatwiejszego odbioru Polityki Prywatności termin „Właściciel danych” zastąpiliśmy określeniem „Ty”, „Administrator” – „My”, “Fundacja Wspierać i Pomagać” – “Fundacja”. Termin „RODO” oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Termin “CRM” (z ang. customer relationship management) oznacza program informatyczny wykorzystywany przez Fundację Wspierać i Pomagać do zarządzania relacjami.

2. Zasady zbierania i przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe odbiorców i klientów Fundacji
Możemy zbierać i przetwarzać następujące dane osobowe naszych klientów, tj.: imię i nazwisko, wiek, wykształcenie, informacje o stanie zdrowia, nr telefonu, adres zamieszkania, adres zameldowania, dane członków rodzin, sytuacja zawodowa, rodzinna, finansowa, orzeczenia organów wymiaru sprawiedliwości, decyzje administracyjne. Celem przetwarzania jest: realizacja projektów mających na celu udzielenie pomocy i wsparcia; cele kontrolne przez uprawnione podmioty. Dane przetwarzamy na podstawie art.6 ust.1 lit.a RODO, czyli udzielona zgoda oraz art.6 ust.1 lit.f RODO, tj. uzasadniony interes administratora. Jeśli działania Fundacji stanowią zadanie publiczne / są współfinansowane ze środków publicznych, nie będziemy Cię prosić o zgodę. Podstawą prawną przetwarzania będzie wówczas art.6 ust.1 lit.eRODO, tj. realizacja zadania w interesie publicznym.

Twoje dane udostępniamy podmiotom przetwarzającym, którym zlecone zostało wykonanie części usług oraz organom upoważnionym z mocy prawa. W przypadku zadań publicznych Twoje dane mogą też być udostępnione grantodawcy w celach sprawozdawczo-kontrolnych.

Dane wrażliwe niezbędne do udzielenia pomocy i wsparcia przetwarzamy na podstawie art. 9 ust.2 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą w dziedzinie zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej),  art.9 ust.2 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą) oraz art.9 ust.2 lit.d RODO (przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych).

Twoje dane przechowujemy przez okres min. 5 lat po zakończeniu roku, w którym zakończył się projekt, z uwagi na obowiązki rozliczeniowo-kontrolne.

Dane osób odwiedzających stronę Fundacji
Za pośrednictwem naszej strony internetowej zbieramy dane tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do zarządzania tą stroną, zapewnienia sprawnego działania oferowanych w ramach jej funkcjonalności oraz analizowania skuteczności komunikacji.

Podczas korzystania z serwisu Fundacji automatycznie zapisywane są tzw. logi systemowe – anonimowe informacje takie jak czas wizyty użytkownika w serwisie, adres IP użytkownika, adres URL, rodzaj przeglądarki, dane o pobieranych plikach itp.

Dane statystyczne dotyczące korzystania ze strony internetowej przechowujemy do końca działalności Fundacji w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes.

Dane osób wspierających nas darowiznami
Finansowe wspieranie Fundacji jest możliwe poprzez przekazanie darowizny przelewem na rachunek bankowy lub poprzez systemy PayU i PayPal obsługujące płatności online w polskich bankach i za pośrednictwem kart płatniczych.

W przypadku darowizny przekazanej nam przelewem na rachunek bankowy przetwarzamy dane osobowe przekazane nam przez bank, czyli: imię i nazwisko, numer rachunku, kwotę darowizny, adres. Jest to niezbędne do wykonania umowy oraz wypełnienia ciążących na Fundacji obowiązków prawnych (np. na podstawie przepisów dotyczących rachunkowości). Podstawę prawna przetwarzania stanowi więc art.6 ust.1 lit.b i c RODO.

Dodatkowe informacje podane w tytule przelewu, a także imię, nazwisko oraz adres pocztowy, przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art.6 ust.1 lit.f RODO) w celu wysłania podziękowań za wsparcie oraz informacji o realizowanych przez nas działaniach. Jeśli nie życzysz sobie takiej formy kontaktu z naszej strony, wyślij swój sprzeciw na adres: iod@wip.org.pl.

Naszym darczyńcom wysyłamy też okazjonalnie mailingi z najważniejszymi informacjami o działaniach Fundacji. Robimy to na podstawie naszego uzasadnionego interesu.

Dodatkowo, darczyńcy mogą wypełnić formularz, w którym dobrowolnie udostępnią inne dane, jak: adres email, adres zamieszkania, numer telefonu, data urodzenia. Dane te będziemy przetwarzać w oparciu o nasz uzasadniony interes. W każdej chwili możesz wysłać sprzeciw na adres iod@wip.org.pl.

Dane osób wspierających nas darowiznami przetwarzamy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. otrzymaliśmy darowiznę, odnotowaliśmy rezygnację z mailingu lub udział w organizowanym przez nas wydarzeniu wymagającym rejestracji).

Dane osób subskrybujących newsletter
Przetwarzamy imiona, nazwiska oraz adresy e-mail osób subskrybujących newsletter Fundacji w celu wysyłania informacji o działalności Fundacji oraz kwestii związanych z obszarem naszej działalności, w tym również informacje fundraisingowe.

Podstawą przetwarzania danych jest nasz uzasadniony interes. Osoba, która zamówiła newsletter, może z niego w każdej chwili zrezygnować, poprzez kliknięcie w odpowiedni link w stopce maila lub wysłanie prośby o wypisanie z grupy osób otrzymujących newsletter na adres iod@wip.org.pl.

Dane byłych osób subskrybujących newsletter przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM została odnotowana ostatnia interakcja z daną osobą (np. została odnotowana rezygnacja z newslettera). Jeśli chcesz, żeby informacje o Twojej subskrypcji zostały usunięte wcześniej i kontakt z Tobą został całkowicie wstrzymany, również napisz do nas na adres iod@wip.org.pl.

Dane dziennikarzy
Fundacja   przetwarza dane dziennikarzy (także świadczących usługi wydawnicze) pozyskane bezpośrednio od nich, od redakcji lub z Internetu. Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, afiliację (w tym poprzednie), adres redakcji, historię interakcji i publikacji. Dane te przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu informowania o działaniach podejmowanych przez Fundację   oraz zarządzania relacjami.

Dane przetwarzamy do końca działalności Fundacji. Jeśli nie chcesz otrzymywać od nas informacji prasowych, możesz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych, wysyłając wiadomość na adres: iod@wip.org.pl.

Dane pracowników działów CSR (od ang.corporate social responsibility) oraz ESG (od ang. environmental, social and governance) lub innych osób reprezentujących firmy i instytucje, z którymi utrzymujemy kontakty
Fundacja   przetwarza dane pracowników działów CSR/ESG lub pokrewnych pozyskane bezpośrednio od nich, od pracodawcy lub z Internetu. Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, afiliację (w tym poprzednie), adres firmy, historię interakcji i współpracy. Dane te przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu.

Dane przetwarzamy do końca działalności Fundacji. Jeśli nie chcesz otrzymywać od nas informacji prasowych, możesz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych, wysyłając wiadomość na adres: iod@wip.org.pl.

Dane osób korzystających z kanałów komunikacji niepublicznej
Dane osób, z którymi kontaktujemy się za pośrednictwem poczty elektronicznej (adresy w domenie  wip.org.pl), telefonicznie, za pośrednictwem SMS-ów czy listownie, przetwarzamy na podstawie uzasadnionego interesu, w celu obsługi korespondencji, w celach wynikających z treści komunikacji lub w celu nawiązania kontaktu w przyszłości. Dane te mogą obejmować imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu oraz ewentualne inne informacje zawarte w treści wiadomości. Podanie tych danych jest dobrowolne. Dane przetwarzamy w celach archiwizacyjnych oraz w celu zarządzania relacjami do końca działalności Fundacji, z wyjątkiem danych o wrażliwym charakterze, które usuwamy lub anonimizujemy niezwłocznie po zamknięciu danej sprawy. Pisząc lub dzwoniąc do nas, staraj się nie podawać zbędnych danych. Jeśli będziemy potrzebować dodatkowych informacji, poprosimy o nie.

Dane osób komunikujących się z Fundacją przez portale społecznościowe oraz komunikatory internetowe
Facebook, X i WhatsApp są administratorami danych osobowych swoich użytkowników i użytkowniczek i przetwarzają je na podstawie własnych regulaminów. Kiedy wchodzisz w interakcję z nami poprzez Facebooka, X lub WhatsAppa (polubienie/obserwowanie strony, dołączenie do administrowanej przez nas grupy, reakcje na posty, udostępnienia, komentarze, wiadomości prywatne), administratorem Twoich danych osobowych staje się oprócz Facebooka, Twittera czy WhatsAppa także Fundacja  . Dane, takie jak imię i nazwisko/nick, wizerunek, profil publiczny oraz inne informacje przekazane w wiadomościach lub komentarzach, przetwarzamy do końca działalności Fundacji na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, w celu odpowiedzi na komentarze i wiadomości, utrzymywanie relacji z osobami wchodzącymi z nami w interakcje, a także w celu analizy skuteczności komunikacji.

Dane osób uczestniczących w wydarzeniach organizowanych przez Fundację  
W przypadku organizowania wydarzeń wymagających rejestracji co do zasady prosimy o podanie: imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, chyba że charakter wydarzenia (np. szkolenia) będzie wymagał zebrania innych informacji. Dane te przetwarzamy w celu organizacji wydarzenia, a podstawą przetwarzania jest realizacja zadań w interesie publicznym wynikająca ze statutu Fundacji   (art. 6 ust. 1 lit.e. RODO).

Po zakończeniu wydarzenia dane osób uczestniczących przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami, przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowana została ostatnia interakcja z daną osobą. Jeśli chcesz, żeby Twoje dane zostały usunięte wcześniej, napisz do nas na adres: iod@wip.org.pl. W przypadku wydarzeń organizowanych ze środków grantodawców wymagających od nas przechowywania dokumentacji przez dłuższy okres, odpowiednią informację udostępnimy przy zapisie na wydarzenie.

Dane osób uczestniczących w konkursach
Organizując konkurs, zakres informacji, które będziemy przetwarzać, podajemy w jego regulaminie. Dane przetwarzamy w celu rozstrzygnięcia konkursu i wysłania nagród,  a podstawą przetwarzania jest realizacja zadań w interesie publicznym wynikająca ze statutu Fundacji  (art. 6 ust. 1 lit.e. RODO).

Po zakończeniu konkursu dane osób uczestniczących przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowana została ostatnia interakcja z daną osobą. Jeśli chcesz, żeby Twoje dane zostały usunięte wcześniej, napisz do nas na adres: iod@wip.org.pl.

Dane osób kandydujących do pracy
Dane osób kandydujących do pracy przetwarzamy na podstawie naszego uprawnienia wynikającego z przepisu prawa, a mianowicie art. 22 Kodeksu Pracy, w celu przeprowadzenia procedury rekrutacyjnej. Dane te przetwarzamy do czasu zakończenia danego procesu rekrutacyjnego.

W uzasadnionych przypadkach możemy prosić Cię o wpisanie do materiałów rekrutacyjnych (CV i/lub listu motywacyjnego) zgody na przetwarzanie Twoich danych także w przyszłych procesach rekrutacyjnych, w celu przesłania do Ciebie ofert pracy. Odpowiednia informacja zostanie wtedy zamieszczona w ogłoszeniu o pracę. W takiej sytuacji Twoje dane będą przetwarzane do czasu odwołania przez Ciebie zgody, jednak nie dłużej niż 5 lat od momentu zakończenia Twojej ostatniej rekrutacji.

3. Statystyki (Google Analytics)

Na naszej stronie internetowej korzystamy z usługi Google Analytics, usługi analizy stron internetowych oferowanej przez Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States (“Google”).

Google analizuje korzystanie z naszej strony internetowej w naszym imieniu. W tym celu wykorzystywane są m. in. pliki cookie opisane w punkcie 9. Informacje zebrane przez Google w związku z korzystaniem z naszej strony internetowej (np. URL odsyłający, odwiedzone strony, typ przeglądarki, ustawienia języka, system operacyjny, rozdzielczość ekranu) zostają przekazane do serwera Google w USA, gdzie są one przechowywane i analizowane. Ich wyniki są nam udostępniane w formie anonimowej. Twoje dane dotyczące użytkowania nie są w tym procesie połączone z Twoim pełnym adresem IP.

Istnieje możliwość wycofania zgody na korzystanie z analizy stron internetowych w dowolnym momencie, poprzez pobranie i zainstalowanie odpowiedniej wtyczki przeglądarki Google.

Dalsze informacje o usłudze Google Analytics są dostępne w Warunkach korzystania z usług Google Analytics, Wytycznych ochrony prywatności i danych osobowych Google Analytics oraz w Polityce prywatności Google.

4. Reklamacje

Jeżeli chcesz skorzystać ze swoich uprawnień dotyczących danych osobowych, albo po prostu zadać pytanie związane z naszą Polityką Prywatności, napisz na adres e-mail: iod@wip.org.pl.

Masz także prawo składać reklamacje w sprawach związanych z problematyką uregulowaną naszą Polityką Prywatności.

Reklamacje można składać pisemnie, listem poleconym na adres Fundacji.

Prawidłowo złożona reklamacja powinna zawierać co najmniej podanie imienia i nazwiska, adresu korespondencyjnego oraz treść i podstawę złożenia reklamacji. Podanie powyższych danych jest podstawą do rozpatrzenia reklamacji. Reklamacje niespełniające powyższego wymogu nie będą rozpatrywane.

Reklamacje będą rozpatrzone w terminie 14 dni od ich otrzymania przez Fundację.

Jeśli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz także złożyć skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

5. Udostępnianie danych

Fundacja  będzie przekazywać Twoje dane osobowe wyłącznie:

podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu, na nasze polecenie i w tym samym celu na podstawie upoważnienia bądź umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. obsługa informatyczna bądź księgowa Fundacji).
podmiotom upoważnionym na podstawie właściwych przepisów prawa (np. organom ścigania).
Ponadto w przypadku korzystania z komunikacji pocztą tradycyjną dane osobowe udostępniamy do przetwarzania pośrednikom pocztowym (Poczcie Polskiej oraz innym firmom działającym na podstawie prawa pocztowego). Pośrednicy stają się w tym momencie odrębnymi Administratorami danych osobowych niezbędnych do dostarczenia przesyłki.

Dane osobowe zebrane w ramach projektów finansowanych ze środków publicznych mogą być udostępniane w celu monitoringu, sprawozdawczości i audytu realizowanego projektu, wyłącznie podmiotom uprawnionym do prowadzenia powyższych czynności lub ich przedstawicielom.

Twoje dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

6. Retencja danych

Możliwe do ustalenia okresy przechowywania danych osobowych przez Fundację zostały opisane w punkcie 2 niniejszej Polityki Prywatności.

Poza sytuacjami opisanymi w punkcie 2, zastrzegamy sobie również prawo do przetwarzania Twoich danych po rozwiązaniu Umowy lub cofnięciu zgody w zakresie wynikającym z potrzeby dochodzenia ewentualnych roszczeń przed sądem lub jeżeli przepisy krajowe lub unijne bądź prawa międzynarodowego obligują nas do retencji danych.

7. Twoje prawa

W zakresie przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

Jeżeli zechcesz uzyskać dostęp, skorygować, zaktualizować, przenieść, wnieść sprzeciw albo zażądać usunięcia swoich danych osobowych, możesz to zrobić zawsze, kontaktując się z nami w dowolnej chwili: iod@wip.org.pl.

W przypadku gdy Twoje dane osobowe były gromadzone i przetwarzane za Twoją zgodą, możesz wycofać zgodę w dowolnej chwili. Wycofanie zgody nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed tym wycofaniem, ani nie wpłynie na przetwarzanie Twoich danych osobowych w oparciu o zgodne z prawem podstawy do przetwarzania inne niż zgoda.

Masz także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w przypadku gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy.

Odpowiadamy na wszystkie żądania, które otrzymujemy od osób pragnących skorzystać ze swoich praw do ochrony danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych.

8. Zabezpieczenia danych

Przetwarzając Twoje dane osobowe stosujemy środki organizacyjne i techniczne zgodne z właściwymi przepisami prawa. Większość danych przechowujemy w formie elektronicznej: przede wszystkim na własnym oraz wynajętym serwerze, a także – w ograniczonym zakresie – na komputerach biurowych, zewnętrznych dyskach oraz w telefonach. Przetwarzamy dane za pośrednictwem narzędzi informatycznych wykorzystywanych przez zespół i podmioty współpracujące z Fundacją,  przede wszystkim systemu do zarządzania relacjami CRM (dalej: system CRM), poczty e-mail i chmury do przechowywania plików. Część danych przechowujemy w formie dokumentacji papierowej, w odpowiednio zabezpieczonych szafach i pomieszczeniach.

9. Pliki cookies

Pliki cookies (w  tłumaczeniu z j. angielskiego: ciasteczka) są to małe pliki tekstowe, przesyłane do Twojego urządzenia podczas odwiedzania naszej strony internetowej:  www.wip.org.pl.

Pliki cookies zawierają m.in. adres strony internetowej z której pochodzą, ustawienia dokonane przez osobę użytkującą serwis dotyczące układu strony, rozmiaru tekstu, kolorów, wersji kontrastowej, dane wpisywane do formularzy oraz wartość, którą jest zazwyczaj automatycznie wygenerowana unikalna liczba. Mechanizm cookies nie pobiera jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z urządzenia końcowego osoby użytkującej.

Korzystając z serwisów Fundacji wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Jako końcowa osoba użytkująca masz możliwość korzystania z serwisu internetowego bez wykorzystywania plików cookies, ale oznacza to, że niektóre funkcje serwisu nie będą działać poprawnie. Pamiętaj, że możesz samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies, jak również usunąć pliki cookies korzystając z dostępnych funkcji w przeglądarce internetowej, której używasz. W przypadku braku zgody na korzystanie z plików cookies, możliwe jest zaznaczenie w ustawieniach przeglądarki opcji odrzucania plików cookies lub sygnalizowania ich przesłania.

Nasza strona internetowa może stosować następujące pliki cookies:

pliki uwierzytelniające – wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania końcowej osoby użytkującej w serwisie internetowym oraz do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach serwisu;
pliki statystyczne – wykorzystywane do zbierania informacji o sposobie korzystania końcowej osoby użytkującej z serwisu internetowego;
pliki funkcjonalne – wykorzystywane do zapamiętania wybranych przez końcowej osoby użytkującej ustawień i personalizację interfejsu osoby użytkującej, np. w zakresie wybranego języka, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej, itp.
W celu zarządzania ustawieniami plików cookies wybierz z listy oficjalnych stron internetowych producentów najczęściej używanych przeglądarek internetowych aplikację, której używasz i postępuj zgodnie z instrukcjami producenta:

Internet Explorer –  http://support.microsoft.com/
Chrome –  http://support.google.com/chrome/
Safari –  http://support.apple.com/
Firefox –  http://support.mozilla.org/pl/
Opera –  http://help.opera.com/Windows/
Urządzenia mobilne:

Android –  http://support.google.com/chrome/
Safari –  http://support.apple.com/
Windows Phone –  http://www.windowsphone.com/pl-pl/how-to/ (12).

10. Zmiany w Polityce Prywatności

Fundacja zastrzega sobie prawo do jednostronnego dokonywania rewizji, oraz zmian w treści niniejszej Polityki Prywatności w każdym czasie. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania w ramach serwisu www.wip.org.pl.